Где это сказано?

Должностная инструкция — один из самых загадочных документов в российских компаниях. С одной стороны, ни одна формальная бумага не в состоянии описать все нюансы работы сотрудника. С другой — в отсутствие зафиксированных договоренностей предприятие рискует превратиться в аморфное образование, где никто никому ничего не должен. Истина, как всегда, где-то посередине.

Мария успешно прошла собеседование, и ее пригласили на работу HR-менеджером в строительную компанию. После оформления документов она получила на руки второй экземпляр договора и приложения к нему, где были обозначены ее должностные обязанности и права. На следующее утро, в первый же рабочий день, девушка подошла к директору по персоналу и взволнованно сказала:

— Вы знаете, я вчера прочитала о своих функциях и поэтому сразу хочу предупредить, что многие вещи, которые там обозначены, мне не знакомы — на прошлой работе у меня все-таки были несколько иные задачи. Я, конечно, готова учиться, но сейчас, сразу не смогу справиться с некоторыми обязанностями. Например, в договоре написано, что HR-менеджер должен знать «современные концепции и методы управления персоналом с использованием автоматизированных подсистем Х» и еще — что в мои должностные обязанности входит организация проведения аттестаций и оценки персонала…

— Да бросьте! Зря мы вам дали эти бумажки, — не дала ей договорить начальница, улыбнувшись. — Господи, какая еще аттестация! У нас и так работы хватит. Не обращайте внимания на то, что там написано. Это чистая формальность. Все скачано из Интернета. Вы будете заниматься тем, о чем мы с вами говорили на собеседовании.

Это было, было…

В прошлой, советской жизни к должностным инструкциям относились очень серьезно. Но это вовсе не означало, что все и всегда неукоснительно следовали им. Скажем, в многочисленных НИИ младшие научные сотрудники запросто могли выполнять функции машинисток или секретарей. А те, кто занимался общественной работой, вообще забывали о штатных обязанностях.

Когда монополии государства пришел конец, должностную инструкцию, по образному выражению руководителя консалтинговой компании «Добрый знак» Веры Хомичевской, как ребенка, «выплеснули вместе с водой советской плановой экономики». Зато появились профессии и должности — например, директор по логистике, медиапланер, мерчендайзер, — которые доселе не значились в списках тарифно-квалификационных справочников.

В 90-е, с началом массового предпринимательства, в большинстве коммерческих организаций должностные инструкции оказались и вовсе забыты. Круг обязанностей сотрудников, как правило, очерчивался устно. И мог меняться ежедневно. Времени на то, чтобы готовить такие бумаги, ни у кого не хватало. Да никто и не требовал, чтобы эти бумаги были.

Вера Хомичевская согласна: российскому бизнесу в условиях роста и становления тогда было не до упорядочения бизнес-процессов. А значит, и не до инструкций. «Сами посудите, о каких регламентах могла идти речь, если для того, чтобы получить прибыль или хотя бы деньги на зарплату сотрудникам, эти самые сотрудники должны были кидаться на любые амбразуры, затыкать все мыслимые и немыслимые бреши! Тратить время на описание спонтанно (а порой на короткий срок) возникающих бизнес-процессов в такой обстановке? Да это было непозволительной роскошью! Кроме того, чрезмерное внимание к внутренним документам запросто могло привести любое предприятие в положение оверкиль!»

В изрядно подзабытые уже годы сам факт получения работы (и, если повезет, достойной зарплаты) в негосударственном секторе заранее и безусловно оправдывал ненормированный рабочий день, отсутствие четких должностных обязанностей и инструкций. Но все меняется…

Нужная вещь

Если дойдет до суда

Должностная инструкция как документ может значительно облегчить процесс доказывания аргументов сторон по самым разным категориям индивидуальных трудовых споров, в том числе:

об отказе в приеме на работу;
об увольнении работника как не выдержавшего испытательный срок;
об увольнении работника по статье 81-й ТК РФ;
по поводу условий труда;
об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
связанных с удержанием из заработной платы;
об оплате труда в условиях отклонения от норм;
касающихся трудовой дисциплины;
о снятии дисциплинарных взысканий;
о возмещении работником вреда, причиненного работодателю.

Российский рынок труда уже стал рынком кандидатов, а не работодателей. Соискателей сегодня меньше, чем требуется, а компании, нуждающиеся в квалифицированном персонале, стремятся в максимальной степени мотивировать сотрудников. Так вот, один из способов добиться этого — тщательно проработанные и существующие в виде документов (а не пожеланий или вербальных описаний) инструкции. И дело не только в том, что визит Трудовой инспекции может повлечь за собой определенные неприятности. Скорее, главная задача возрождаемого пласта управленческих документов — обеспечить большую прозрачность трудового процесса. Инструкции и нормативы фиксируют «правила игры», при соблюдении которых работники чувствуют себя уверенно, а руководство получает куда более эффективные рычаги управления.

— Инструкция, конкретизируя функции каждого сотрудника, содержит информацию, которая позволяет работодателю четко представить себе, какими профессиональными качествами должен обладать кандидат, претендующий на ту или иную должность, — уверена Ирина Кондратова, заместитель генерального директора компании «Ренессанс Страхование». — К тому же, изучая job description1 нескольких компаний, можно проводить сравнение заработных плат сотрудников на аналогичных позициях в отрасли. Эти сведения необходимы как для регулирования кадровой политики в отношении уже работающих сотрудников, так и для подбора персонала. Кроме того, инструкция облегчает адаптацию нового сотрудника: если в ней четко указано, что он должен делать, в каких пределах и за что отвечает, кто его начальник, на что он имеет право, а на что нет, — процесс пойдет значительно легче. Важно и то, что этот документ упрощает решение проблем, связанных с дисциплиной. Применение мер дисциплинарных взысканий и поощрений становится обоснованным, ограничивает самоуправство руководителей и наводит порядок в рядах сотрудников, искусно изображающих чрезмерную занятость и загруженность работой. Проще говоря, ложные представления обеих сторон о составе и характере должностных функций заменяются тем, что «написано на бумаге», со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Где и как?

Снежана Пенцова, юрисконсульт по трудовому праву кадровой компании АНКОР, уверена, что внятно прописанные инструкции особенно актуальны для должностей, которые предполагают серьезную ответственность: «Чем ее (ответственности) больше, тем более конкретно и скрупулезно должны быть прописаны должностные обязанности работника».
Кроме того, не следует сбрасывать со счетов и регуляторную активность государства. Изменения в Трудовом кодексе РФ, вступившие в силу в октябре прошлого года, превратили трудовую функцию в одно из существенных условий трудового договора.

— Согласно этим изменениям, работодатель должен ознакомить работника с локальными актами организации до подписания трудового договора, то есть должностные инструкции человеку обязаны показать заранее, чтобы он мог решить, подходит ему эта вакансия или нет, — поясняет Снежана Пенцова.

Алексей Вансович, президент информационного агентства «Трейд.Су», напоминает, что статья 60-я Трудового кодекса РФ запрещает нанимателю требовать от работника выполнять обязанности, не предусмотренные трудовым договором.

И все же не следует обольщаться. Практики от бизнеса хорошо знают, что при всех известных преимуществах должностные инструкции не могут служить универсальным управленческим инструментом для всех компаний. А если уж быть до конца честными, нужны такие бумаги далеко не всем организациям. Скажем, на этапе становления бизнеса излишняя бюрократизация ограничивает инициативу людей. Формальные методы управления совершенно не приживаются в компаниях, где значительная часть дел связана с творчеством любого рода: попытки регламентировать работу таких сотрудников никогда не приводят к позитивным результатам.

— Если исходить из того, что должностная инструкция представляет не универсальные установки для менеджеров всех мастей, а компетенции (образование и опыт), обязанности и права, то это сугубо контекстный «коктейль» из некоторого набора жестко определенных регламентов и прав принимать решения. А вот «чего и сколько» — вопрос уже индивидуальный. Догмой не может быть никакая, даже самая на первый взгляд идеальная инструкция, — уверена Вера Хомичевская. — Там, где высока роль отработанной технологии, нужно и должностную инструкцию прописывать подробно, и следовать ей как можно более четко. Только представьте слесаря на сборочном конвейере, который решил творчески изменить положение одной из деталей! Там же, где требуется оперативно принимать решения, а значит, нелинейно выбирать из нескольких возможных действий, да еще в ситуации, когда от этого могут зависеть существенные события (или, например, человеческие жизни), инструкция не может быть жесткой или соблюдаться в точности.

Другая особенность внутренних управленческих документов, определяющих права и обязанности работников в российских компаниях, — крайне низкий уровень типизации и унификации. Проще говоря, в разных компаниях требования к сотрудникам, номинально занимающим одну и ту же позицию, могут не совпадать.

Характерный пример — рекламный бизнес. Так, по словам Николая Голыгина, PR-координатора РА «Максима», копирайтер может быть сотрудником как бэк-, так и фронт-офиса, то есть в одной компании он может встречаться с клиентом и продавать продукт, а в другой эти функции будет выполнять аккаунт-менеджер или креативный директор. То же касается дизайнеров и медиапланеров. «В основном, объем функционала определяется спецификой агентства: медийное оно, креативное, полного цикла или специализируется на BTL-кампаниях, — поясняет Николай Голыгин. — В последнем случае менеджер по работе с клиентами одновременно может быть специалистом по промоакциям и координировать работу подрядчика, например, компании, занимающейся адресной рассылкой. Тем временем в реализации агентством полного цикла BTL-кампании будут задействованы менеджер по работе с клиентами, специалист по BTL, специалист внутреннего координационного отдела и, скорее всего, еще подрядное BTL-агентство». Можно ли предусмотреть все эти особенности в формальных документах? Теоретически — да. Но практически это не имеет никакого смысла. Как не имеет смысла попытка загрузить из Интернета «типовые» должностные инструкции. Разве что для порядка — чтобы предъявить, если понадобится, проверяющим.

Любопытно, но столь же велики различия в должностных инструкциях «однотипных» сотрудников российских банков. По словам Александра Черняка, гендиректора компании «АТТА Ипотека», в рамках одной и той же должности в разных банках перечни вопросов, за которые отвечает специалист, могут сильно отличаться.

Правильно ли это? С точки зрения законодательства, здесь нет никакого нарушения, ведь в коммерческих организациях собственники и менеджмент вольны самостоятельно решать такие вопросы.

Реальность

Самая большая проблема в том, что зачастую должностные инструкции, которые менеджмент пытается применять на практике, ничего общего не имеют с реальной деятельностью сотрудников и компании в целом.

Так, бухгалтеры, в обязанности которых входит ведение бухгалтерского и налогового учета, нередко «нагружаются» работой по учету оперативному, что, строго говоря, должно быть задачей экономистов или финансистов. А в небольших компаниях бухгалтер, как правило, курирует еще и кадровый блок.

Причина ясна: попытка сэкономить. Что же касается должностных инструкций, то чаще всего это лишь номинальный документ, который существует не потому, что нужен, а потому, что «должен быть», не более того.

— Очень часто в процессе работы возникает необходимость поручить сотруднику задачу, которая не входит в круг его прямых обязанностей, а значит, опираясь на документы, он может отказаться выполнить ее, — говорит Ирина Кондратова. — Однако сложности подобного рода актуальны для зрелых компаний, в которых сложилась устоявшаяся система бизнес-процессов, а большинство сотрудников — узкие специалисты, ориентированные на строго определенные участки работы.

— За приличным, пропиаренным фасадом компании зачастую кроется, мягко говоря, неупорядоченная «начинка», в которой текучка кадров порождает бесконечную зацикленность на пресловутой проблеме должностной инструкции, — добавляет Вера Хомичевская.

Так каков же выход? Ответ известен — действовать не по шаблону, а по уму. «Солдаты» бизнеса должны жить по уставу, старшие офицеры и генералы могут позволить себе определенные вольности. Что же касается гениев, то с ними всегда разговор особый. Квалифицированный менеджмент легко решает такие практические задачки, выстраивая в компаниях многоуровневую, объемную систему обязанностей и возможностей, соответствующих задачам, решаемым на каждом конкретном рабочем месте. И в этом смысле должностная инструкция — разумеется, не главный герой, а лишь повод задуматься о том, как именно в вашей компании организовано управление трудовыми ресурсами.

Сам себе режиссер

Составление должностной инструкции «для самого себя» работником, только что принятым на работу, — абсурд. Даже если это опытный специалист в своей сфере, он не может заранее знать специфику деловых отношений и бизнес-процессов на новом для себя предприятии. В итоге получится не что иное, как попытка написать свой устав для чужого монастыря. Со всеми вытекающими отсюда последствиями. В лучшем случае написанная бумага ляжет в сейф формальной, неработающей «пустышкой» (и останется лишь пожалеть о потраченном на нее времени), в худшем — попытка реализовать требования такого документа на практике может закончиться производственным конфликтом.

Что же до практических советов, то, на мой взгляд, самый дельный способ сформировать должностную инструкцию на работающем предприятии предложен в книге Клауса Кобъёлла «Мотивация в стиле Экшн. Восторг заразителен». И состоит он в том, что уже работающим (и хорошо исполняющим свои обязанности) сотрудникам предлагается в течение примерно полугода записывать все, что им приходится делать. Вот и весь секрет.

По материалам издания "Бизнес-журнал"