На какие индивидуальные и базовые компетенции опирается кадровая служба при подборе персонала?Как эффективно вовлечь нового сотрудника в работу предприятия?Дает ли эффект использование нетрадиционных методов в
На какие индивидуальные и базовые компетенции опирается кадровая служба при подборе персонала?
Как эффективно вовлечь нового сотрудника в работу предприятия?
Дает ли эффект использование нетрадиционных методов в адаптационном процессе?
В статье речь идет об опыте компании "Стройинструмент-комплект", где работает адаптационная программа для вновь принятых сотрудников. Рассказывается о методике эффективного вовлечения нового сотрудника в процессы, происходящие в компании. Как этого достичь, если компании нужен сотрудник, умеющий работать в команде, отстаивающий свои взгляды, но способный идти на компромисс?
При подборе и оценке персонала кадровая служба опирается как на индивидуальные компетенции, так и на пять базовых: целеустремленность, адаптивность, быстрота принятия решений, грамотность, доброжелательность.
Адаптация не однодневное мероприятие. Это многоступенчатый процесс. В нем важны не только приобретенные навыки и знания, но и состояние сотрудника. В компании за многие годы работы сложились отношения, когда руководители подразделений пристально следят за моральным духом своих новых сотрудников. Практическая работа включена в планы стажеров уже с первой-второй недели испытательного срока. Сотрудник должен почувствовать свою полезность компании как можно раньше.
Среди условий успешной адаптации в компании автор публикации называет такие, как: активное участие нового сотрудника в процессе вхождения в новую должность; планирование и предварительная подготовка процесса адаптации; наличие наставника; наличие материалов, отличающихся содержательностью и структурированностью, в том числе необходимых для самостоятельного изучения.
Сама же процедура адаптации состоит из четырех этапов: оформление сотрудника; первичное знакомство; стажировка; обратная связь.
Переход в другую компанию, безусловно, является стрессом для работника, поэтому в процессе адаптации положительную роль играют: внимательное отношение к сотруднику, экскурсии по офису, нетрадиционные формы подачи информации о компании. Так, например, новый сотрудник знакомится с компанией, просматривая фильм, роли в котором исполняют его будущие коллеги.
В компании существует практика наставничества, о которой также рассказывается в статье.
Сильными сторонами предложенного варианта адаптации, апробированного в компании "Стройинструмент-комплект", являются: скорость вхождения в должность, полнота информирования, этапность, всесторонность введения сотрудника в должность.
Предложенная схема адаптации возможна в компаниях с численностью до 300 человек.
С 1999 г. в компании "Стройинструмент-комплект" начала действовать первая адаптационная программа для вновь принятых сотрудников.
По сути, адаптация - это методика, основной задачей которой является эффективное вовлечение нового сотрудника в процессы, происходящие в компании.
Что же может способствовать тому, чтобы сотрудник раскрылся и включился в работу быстро и полноценно?
Определим причины, по которым между работником и работодателем могут не сложиться дальнейшие отношения:
· различные ценности и приоритеты;
· обманутые ожидания (не соответствие требований);
· не сложившийся личностный контакт;
· условия труда (эргономика офиса, количество заданий).
Если первая причина из предложенного списка является ошибкой на этапе подбора персонала, то все остальные могут быть нивелированы посредством тесного контакта и получения обратной связи от нового сотрудника.
Эффективность введения нового сотрудника в должность оценивается скоростью и качеством. В компании одновременно запущены и работают несколько десятков или даже сотен бизнес-процессов, которые нельзя прервать или остановить. Подготовка нового сотрудника, связанная с появлением новой должности или вакансии, не должна затягиваться. Однако скорость - это не задача. Задача - подготовить в срок лояльного по отношению к компании сотрудника, сделав акцент на определенных, необходимых для успешной работы в этой должности знаниях и навыках.
Как бы хорошо человек ни отвечал требованиям компании, существуют нюансы, связанные с бизнесом, функциями подразделения или должности, которые необходимо принимать во внимание. Идеальный вариант - легко обучаемый сотрудник с высокой степенью мотивации к труду, т. е. с определенной целью.
За всю историю компании базовые компетенции менялись дважды. Сейчас в подборе и оценке персонала компания опирается на пять базовых компетенций:
· целеустремленность;
· адаптивность;
· быстрота принятия решений;
· грамотность;
· доброжелательность.
Кроме базовых, существуют индивидуальные компетенции. Подбирая сотрудника на должность, служба персонала опирается именно на базовые и индивидуальные компетенции, заложенные в должностной инструкции.
Если, например, говорить об индивидуальных компетенциях бренд-менеджера, то данный сотрудник должен обладать следующими навыками:
· умением брать на себя ответственность в условиях высокого уровня неопределенности;
· аналитическими навыками;
· практическими навыками при выводе торговой марки.
И знаниями:
· теории маркетинга в области брендинга;
· основных этапов работы над брендом;
· ценообразования и ценовой политики;
· методик расчета эффективности, рентабельности и издержек;
· методов анализа;
· основ маркетинга;
· основ статистики.
И такими качествами, как:
· ответственность за результат;
· инициативность;
· творческие способности;
· адекватность;
· самостоятельность;
· аналитические способности;
· коммуникабельность;
· организаторские способности.
Итак, как же проходит адаптация сотрудников в компании "Стройинструмент-комплект"? Процесс этот состоит из нескольких этапов. Но первоначально определим сроки и условия его успешного проведения.
Сроки адаптации
В компании существует испытательный срок, равный трем месяцам. Но это формальная сторона вопроса. Три месяца - слишком большой срок. Если в течение этого промежутка времени от сотрудника нет отдачи - для коммерческой компании это неприемлемо. В то же время этот срок может оказаться недостаточным для успешной социализации, т. е. процесса усвоения человеком определенной системы знаний, норм и ценностей, позволяющих ему работать в качестве полноправного члена коллектива.
В любом случае необходимо помнить, что адаптация не однодневное мероприятие, а многоступенчатый процесс, занимающий длительный период времени.
В компании "Стройинструмент-комплект" за многие годы работы сложилась практика, когда руководители подразделений с особым вниманием следят за моральным духом своих новых сотрудников. Практическая работа включена в планы стажеров уже с первой-второй недели испытательного срока. Сотрудник должен почувствовать свою полезность компании как можно раньше. Специалисты клиентского сервиса начинают обрабатывать заказы на 21 день, специалисты по продажам осуществляют первые контакты с клиентами на второй неделе испытательного срока, офис-секретарь начинает самостоятельно работать на третий день и т. д. Но в приобретении теоретических навыков важна не только практика.
Условия проведения успешной адаптации
Если говорить об опыте компании "Стройинструмент-комплект", то в ней основными условиями успешного прохождения адаптации стали:
1. Активное участие нового сотрудника в процессе вхождения в новую должность.
2. Планирование и предварительная подготовка процесса адаптации:
· определение наставника;
· подготовка материалов, в том числе необходимых для самостоятельного изучения.
Итак, из каких этапов состоит процедура адаптации? За несколько лет функционирования данного процесса определились четыре этапа:
· оформление сотрудника;
· первичное знакомство;
· стажировка;
· обратная связь.
Опишем последовательно каждый из них.
Оформление сотрудника
Этот этап включает заполнение личной карты, внутренней анкеты, написание заявления о приеме на работу, подписание трудового договора и должностной инструкции, копирование необходимой документации и оформление трудовой книжки. Итогом этапа является официальное оформление сотрудника с проведением его по кадровому и бухгалтерскому учету.
Первичное знакомство
Первый день нового сотрудника в компании очень важен и максимально информационно и эмоционально насыщен. Новый сотрудник знакомится с правилами компании, ее историей, основными документами, офисом и рабочим местом, коллективом. Задача службы персонала - создать у вновь принятого работника оптимистическое настроение. Известно, что положительные эмоции помогают пережить стрессовые ситуации.
Переход в другую компанию, безусловно, является стрессом для сотрудника. Это принимается во внимание службой персонала. Положительный результат и достигается за счет:
· внимательного отношения к сотруднику;
· экскурсии по офису;
· официального представления;
· нетрадиционных форм подачи материала.
Так, например, новый сотрудник знакомится с компанией, просматривая занимательный фильм, роли в котором исполняют его будущие коллеги. Содержательную основу фильма составляют правила поведения в компании, организация работы офиса, регламенты труда. Просмотр семиминутного фильма - самостоятельное мероприятие, не требующее дополнительных комментариев со стороны работающих сотрудников. Экономится время наставника, руководителя и службы персонала. Фильм и был создан для того, чтобы оптимально использовать имеющееся время (дать значительный объем информации в сжатые сроки).
История компании размещена на внутреннем и внешнем сайтах. Знакомство с документацией и местом ее хранения проводится в форме инструктажа, который осуществляет специалист службы персонала.
Сотрудникам компании по внутренней рассылке еще раз сообщается о новом сотруднике, называются его фамилия и имя, занимаемая должность. Так как в эту рассылку впервые попадает и вновь пришедший сотрудник, ему адресуются напутственные пожелания от всего коллектива.
В первый рабочий день новый сотрудник знакомится с такими основополагающими документам компании, как:
· этический кодекс;
· Положение о конфиденциальной информации;
· порядок наложения административных взысканий;
· Положение о персонале компании;
· порядок формирования компенсационного пакета.
Специалист же службы персонала либо отвечает на возникшие у сотрудника вопросы, либо задает их с целью убедиться, нет ли возможных разночтений.
Обязательным является знакомство с местом хранения этих документов и другой информации, которая может понадобиться сотруднику через какой-то промежуток времени. В нашем случае вся информация хранится в сети и доступна каждому работнику компании.
Знакомство с внутренней документацией не ограничивается одним днем. Дальнейшее ее изучение может происходить в течение недель и даже месяцев, по мере необходимости.
Например, с Положением о служебных командировках специалисты по продажам знакомятся не раньше, чем через месяц работы в компании. Положение об аттестации персонала наиболее востребовано в конце года. С Положением об обучении cотрудник знакомится, если принято решение о его дальнейшем развитии.
В компании есть и документы, регламентирующие деятельность того или иного подразделения. Эти документы изучаются только в случае необходимости. Например, Положение о кредитовании изучают специалисты отдела продаж и клиентского сервиса.
Доступ к материалам, за исключением узкоспециализированных документов, есть у каждого сотрудника: они знакомятся с ними самостоятельно, консультируясь в случае необходимости у наставника или руководителя подразделения.
Итогом первичного знакомства являются приобретенные знания, необходимые для успешного прохождения испытательного срока.
Стажировка
В компании существует практика наставничества. С момента, когда приступающие к работе новые сотрудники в качестве стажеров направляются на работу в конкретное подразделение, каждый из них прикрепляется к наставнику - опытному сотруднику, который консультирует, обучает, контролирует работу вновь пришедшего работника.
Одной из важных функций наставничества является сопровождение: сотрудник не остается один на один с поставленными перед ним задачами. Наставник может оценивать деятельность стажера по итогам обучения или окончания испытательного срока. Он несет ответственность за обучение и работу стажера, руководствуясь правилами, которые утверждены в личной памятке наставника (см. Приложение). Его работу по результатам адаптации нового сотрудника оценивает руководитель подразделения.
Итогом стажировки является готовность сотрудника к исполнению функциональных обязанностей и его интеграция в рабочий процесс подразделения.
Обратная связь
В течение испытательного срока служба персонала проводит одну или несколько встреч с новыми сотрудниками с целью получения обратной связи:
· для коррекции поведения сотрудника;
· дополнительного информирования;
· оптимизации процедуры наставничества (новых сотрудников просят высказать свое мнение о процедуре адаптации).
Круглый стол с руководителями компании проводится для всех вновь пришедших сотрудников. Сроки не регламентированы. Сотрудников на этой встрече должно быть не менее трех и не более пяти человек. Цель ее - знакомство и создание максимально комфортных условий для работы сотрудника. Итогом обратной связи становится получение полезной информации, направленной на дальнейшее совершенствование процесса адаптации, а также на возможные исправления в бизнес-процессах компании.
Сильными сторонами предложенного варианта адаптации, апробированного в компании "Стройинструмент-комплект", являются:
· скорость вхождения в должность;
· полнота информирования;
· этапность вхождения;
· всесторонность подхода.
Формально процедура адаптации завершена. Формально, поскольку всем людям необходим свой период вхождения в компанию. У одних он протекает в течение трех недель, у других растягивается на полгода. В последнем случае процедура адаптации "вплетается" в рабочий процесс, а повседневной задачей службы персонала становится мониторинг психологи ческого состояния коллектива, а также совершенствование навыков и знаний, необходимых сотрудникам в работе.
Предложенная схема адаптации возможна в компаниях с численностью до 300 человек (служба персонала - два сотрудника). При большей численности необходимы принципиально новые подходы в работе службы персонала по данному направлению.
Приложение
Личная памятка наставнику
Наставник отвечает:
· за написание плана стажера;
· инструктаж на рабочем месте;
· согласование обучения с сотрудниками других подразделений, как со сторонними консультантами (по необходимости);
· контроль за наличием рабочих инструментов стажера (канцтовары, компьютер, телефон) в первый же рабочий день;
· знакомство с сотрудниками компании;
· информирование о принципах работы компании, что помогает понять стажерам структуру, правила и нормы в компании;
· выявление и своевременное предупреждение возможных ошибок, как дисциплинарного, так и профессионального характера;
· формирование личных и деловых качеств, необходимых для сотрудника, а также отношение к работе и образцы организационного поведения;
· контроль выполняемых стажером работ;
· оценку знаний и навыков после обучения.
Наставничество длится от 1 до 3 месяцев. Наставничество осуществляется по плану. Пример плана стажера службы логистики на первый месяц:
Ф.И.О. - Иванов Иван Иванович
